Interview mit Knut Kempeni
Gemeinsam zum Ziel

VdWaktuell: Welche Eigenschaft ist für Sie entscheidend, um ein Großprojekt wie die Digitalisierung im Unternehmen zu meistern?

Knut Kempeni: Zunächst einmal die eigene Überzeugung, dass die Digitalisierung das größte Entwicklungspotential für unsere Wirtschaft, das Unternehmen im Einzelnen und für das Miteinander im Generellen darstellt. Wichtig ist auch Mut, tradierte Verfahren grundlegend anzugehen und notfalls zu Partnern zu wechseln, die neue Impulse geben und die gesetzten Anforderungen wirtschaftlich vertretbar erfüllen können. Und nicht zuletzt natürlich Ausdauer und konsequentes Vorgehen in der Planungs- und Umsetzungsphase.
Besonders hilfreich war und ist natürlich auch meine eigene Affinität zu digitalen Themen. Da war es für mich schon ein großer Vorteil, die GBS, einem kleinen bis mittleren Wohnungsunternehmen, abteilungsübergreifend bereits aus der Ausbildung kennengelernt zu haben und über viele Jahre danach in verschiedenen Funktionen in allen Geschäftsbereiche, von Finanzen, Bauen/Modernisieren, Immobilienbewirtschaftung bis hin zur Immobilienverwaltung für Dritte, mitgewirkt zu haben. Das hat die Darstellung zusammenhängender Geschäftsprozesse, das Verständnis der jeweiligen Anforderungen aus den Fachbereichen und deren Implementierung zur Zielumsetzung sicherlich erleichtert.

Kempeni: Unsere wichtigsten Ziele waren Effizienzsteigerungen in den Prozessen, mehr Transparenz für unsere Mitarbeiter in den Prozessen - und auch für unsere Mieter - sowie eine Verbesserung unserer Mieter-Services.

Kempeni: Da gab es zwei Maßnahmen: Einerseits die von Beginn an erfolgte und konsequent verfolgte Einbindung der Leitungsebene mit den Mitarbeitern sowohl in der Zielsetzung als auch im Umsetzungsprozess. Andererseits aber auch, zuerst einmal unternehmensweit ein „technisches“ Fundament in der IT und im Kommunikationsbereich zu schaffen.
Bei Letzterem war unsere Vorgabe klar definiert: Eine interne und sichere Cloud mit nur noch einer Datenbank, in der zukünftig einzig und allein alle Daten erfasst und gepflegt werden müssen. Sie ist die zentrale Instanz im Unternehmen und ermöglicht erst die daran anbindbare, moderne, modular aufgebaute und möglichst intuitiv nutzbare fachspezifische Software mit den digitalen Workflows, inklusive der entsprechenden Anbindung unsere Mieter, Kunden wie auch Geschäftspartner – und das alles über ein Portal.

Kempeni: Natürlich anfänglich nicht. Obwohl wir schon seit 1998 unsere komplett eingehenden Rechnungen digital archivieren und den Buchungssatz im ERP-System anfügen, waren wir im Jahr 2010 mit unseren Vorstellungen wohl noch etwas zu früh dran. Es war ein langer Weg, mit vielen grundlegenden Entscheidungen und Investitionen – heute, im „Zwischen“-Ergebnis können wir jedoch sagen, dass es sich gelohnt hat und wir schon recht gut für die Zukunft aufgestellt sind.

Kempeni: Auch wenn im Allgemeinen die Vorteile der Digitalisierung erkannt werden, stößt man doch immer wieder auf hohe Hürden. Da ist Standhaftigkeit und Überzeugungsarbeit gefordert. Das beginnt schon bei den Softwarehäusern, die sich oftmals schwertun, die hier eingangs beschriebenen Voraussetzungen auch zu schaffen. Aussagen von diesen wie: „Das ist zwar eine tolle Idee, aber wer außer ihnen braucht das zurzeit?“, begleiteten mich seit unseren ersten Digitalisierungsschritten. Und wir brauchen nicht darüber zu sprechen mit welchen Kosten solche Individualanpassungen verbunden sind - und genau hier beginnt ein Teufelskreis. Hohe Kosten und daraus resultierende Teillösungen mit Medienbrüchen, die zu einer fehlenden durchgängigen Prozessdarstellung führen, motivieren nicht und sind auch nicht effizient. Da tauchen bei der Digitalisierung der eigenen Prozesse schon mal - auch zum Teil berechtigt - Gegenfragen von Mitarbeitern auf, wie zum Beispiel: „Wir haben bereits so viel tun, und jetzt noch das oben drauf?“. Daher haben wir, um die nächsten Schritte der Digitalisierung zu erreichen, im Jahr 2013 die Handbremse gezogen und uns für ein komplett neues IT-System mit einer Datenplattform und neuen, im Verbund arbeitenden zukunftsorientierten Softwarehäusern, entschieden.

Kempeni: Unsere Umsetzung: Die ERP-Software muss neben ihrer Kernkompetenz auch über eine moderne Architektur (Eingabemasken individuell festlegbar, modularer Aufbau, keine statischen Abläufe) verfügen und Schnittstellen beziehungsweise WebServices zu Spezialsoftware ohne größeren Anbindungsaufwand gewährleisten können. Denn das Ziel ist: Durchgängige Prozessabbildungen vollständig über alle Softwareintegrationen darzustellen zu können. Im Ergebnis haben wir uns daher beginnenden ab 2014 für eine SQL-Datenbank, Microsoft Dynamics NAV mit der Anwenderbranchensoftware RELion entschieden. Diese wurde mit dem ELO- Dokumentenmanagementsystem, -CRM-Kundenbeziehungsmanagement und -Ability, ein Kundenportal für Auswertungen und Analytik, angebunden.
In der Konsequenz hieß dies auch, dass alle Mitarbeiter den Digitalisierungsprozess verinnerlichen und ihn auch eins zu eins anwenden. Nur so profitieren am Ende auch alle davon. Das setzt voraus, sich Zeit für umfängliche Information und Mitarbeiterschulung zu nehmen, so wie aber auch anfängliche Ausnahmen, wie zum Beispiel Notizen auf Zetteln, Papierausdrucke für interne Besprechungen, Termine im Kalendern, mit einem konkreten Enddatum zu versehen um dann, wenn die neuen Prozesse soweit rund laufen, solche Vorgänge zu ersetzen. Die Geschäftsstelle wurde komplett mit WLAN, Besprechungszimmer mit Bildschirmen ausgerüstet und die Arbeitsplätze neu eingerichtet: Anbindung Telefonanlage an IT, 32“-Monitor, Tastatur/Maus mit PC bzw. Dockingstation zum Anschluss des Tablet-PC (Surface Pro oder Book), welches den in der Mieter-/Kundenbetreuung und Außendienst tätigen Mitarbeiter/innen bereitgestellt wurde.

GBS Saarlouis