Lessons Learned
Was von der Digitalisierung durch Corona übrigbleiben wird
Da war es plötzlich ausweglos: Kontaktsperren, Quarantäne und weitere Maßnahmen haben das gewohnte Arbeiten vom Büro aus von einem auf den anderen Moment auf den Kopf gestellt. Viele Prozesse mussten von jetzt auf gleich von Zuhause erledigt werden, was oft auch etwas unternehmerischen Erfindergeist bedurfte. Hier bewies sich die Digitalisierung als zuverlässiger Lösungsgeber, ohne den diese Krisensituation in vielerlei Hinsicht nicht lösbar gewesen wäre. Die Krise wird irgendwann vorbei gehen – doch was bleibt von der Digitalisierung?
Mehr als eine Notlösung: Mobiles Arbeiten als echter Härte-Test, nicht nur für die IT-Sicherheit des Unternehmens, sondern auch für die internen Prozesse.
Zwar hatten auch vor der Corona-Krise viele Unternehmen ihre Mitarbeiter mit Laptops ausgestattet, doch hatten zunächst viele Wohnungsunternehmen einige Schwierigkeiten mit der Umstellung auf mobiles Arbeiten, besonders was den Zugriff auf die Daten von Zuhause aus angeht, denn IT und Telefonanlage waren in den wenigsten Fällen auf den Dauerbetrieb ausgerichtet. Ob Cloud, VPN-Zugriff oder webbasierte Systeme, mit denen man sich auch mit einem eigenen Endgerät auf die Netzwerke und Laufwerke des Unternehmens anmeldet, vieles musste sehr kurzfristig eingerichtet und Hardware kurzfristig und zu Krisenpreisen eingekauft werden. Zudem gab es unterschiedlichste Bedenken, sowohl von Mitarbeitern als auch von Führungskräften. Und doch konnten die allermeisten Unternehmen auf den neu geschaffenen technischen Möglichkeiten zumindest einen Minimalbetrieb gewährleisten.
Und das ist auch wichtig für die Zukunft, denn nicht nur Corona fordert Flexibilität von Unternehmen und Mitarbeitern. Im Februar des Jahres hatte bereits Sturm Sabine für einen ersten Rekord beim Home-Office gesorgt, als vielerorts Züge und Schulen ausfielen und Mitarbeiter zum Zuhause bleiben gezwungen waren. Und auch die neue Sensibilisierung für Gesundheitsthemen wird dazu führen, dass Mitarbeiter auch bei kleineren Infekten oder Erkältungen nicht mehr am Arbeitsplatz erscheinen. Auch die seit Jahren zunehmende Zahl an Pendlern begrüßt flexible Möglichkeiten am Arbeitsplatz, genauso wie Familien, in denen beide Elternteile arbeiten und Kinder bei Bedarf nicht so einfach anderweitig betreut werden können. Zudem geht bei jüngeren Arbeitnehmern der Trend hin zum Wunsch nach einem zunehmend flexiblen gestalteten Arbeitsplatz.
Auch hier hat sich vieles bewährt, was auch über die Krisen-Zeit hinaus gewisse Hilfen und Erleichterungen darstellen kann. Vielen wurde klar, dass sowohl für den internen als auch externen Gebrauch eine schnell anberaumte Videokonferenz, gebunden mit einfachen Nutzungs- und Verhaltensregeln, eine positive Ergänzung zum klassischen Telefonat oder dem Emailverkehr darstellen kann. Oftmals sind auch diejenigen Meetings und Konferenzen, die aufgrund der aktuellen Reisebeschränkungen online und per Video stattfinden, von vielen Beteiligten bereits nach wenigen Versuchen als viel effizienter und zielgerichteter wahrgenommen worden. Unter der Annahme, dass solche Reisebeschränkungen durchaus häufiger und möglicherweise auch langanhaltender kommen können, sollten Unternehmen für die notwendige Infrastruktur sorgen, um immer wieder auf sie zurückgreifen zu können. Doch eins hat die besonders starke Nutzung von Videokonferenzen auch gezeigt: Um an solchen Angeboten teilnehmen zu können, ohne Zeit und Kosten durch die Reise zu verlieren, hat in einer Vielzahl von Fällen die Teilnehmerzahlen im Vergleich zu physischen Präsenzveranstaltungen erhöht. Natürlich werden Videokonferenzen die echten Meetings und Treffen, Kongresse oder Tagungen nicht vollkommen ersetzen können – insbesondere nicht das Netzwerken. Jedoch stellen sie eine sinnvolle Ergänzung zum bestehenden Kommunikationsinstrumentarium dar. Auch hier hat die Krise viele Berührungsängste überwinden können und bewiesen, dass Meetings mit Tools wie GoTo-Meeting, Skype & Co. durchaus effizient sind und gleichzeitig für eine freundlichere Atmosphäre sorgen können.
Und auch im alltäglichen Home-Office-Gebrauch waren Videokonferenzen eine willkommene Abwechslung, um das Gruppen- und Teamgefühl auch auf Distanz aufrecht erhalten zu können. Ein gemeinsamer Kaffee oder ein Mittagessen mit Kollegen sowie Team-Meetings mit einem Einblick in die Wohn- und Arbeitszimmer der Kollegen verhalfen oft zu einer guten Stimmung im Alltag während der Isolation.
Ein weiteres Herzstück der Wohnungswirtschaft, dass während der Krise nicht zum Erliegen kommen musste: Die Wohnungsbesichtigung. Auch die war in Zeiten von Kontakt- und Ausgangssperren so nicht mehr möglich. Doch wer schon zuvor virtuelle Besichtigungen ermöglichen konnte und seine Exposés bereits damit zu ergänzen wusste, konnte so gut wie vollkommen reibungslos sein Geschäft in Krisenzeiten weiterführen und hatte sogar die Gelegenheit, in einer Zeit, in der das Angebot aus technischen Gründen abnahm, sich bestens auf dem Wohnungsmarkt zu positionieren. Und die Umstellung auf einen virtuellen Rundgang ist keine Herausforderung mehr, mit wenigen Schritten ist sie bereits erfolgt. Die meisten Anbieter bieten eine zur Software passenden Kamera an, mit der man die Fotos in der Wohnung schießt. Diese Bilder werden dann zusammengesetzt zu einem Rundgang durch die Wohnung. Einige mögen dies bereits aus Google StreetView kennen. Zudem lassen sich Markierungen in die Wohnung setzten, sogenannte Infopoints, in denen der Interessent weitergehende Informationen vom Vermieter bekommen kann.
Auch hier ist die Möglichkeit einer virtuellen Besichtigung nicht darauf ausgerichtet, die reale, physische Besichtigung komplett zu ersetzen. Jedoch stellt auch dies eine Ergänzung zum bestehenden Angebot dar. Es ist nicht nur so, dass Exposés zu Wohnungen, die mit einer 3D-Ansicht oder einem virtuellen Rundgang versehen sind, beim Interessenten eine längere Verweildauer auf diesen erzeugen und so auch zu einer höheren sogenannten Konversions-Rate führen, die die Zahl derer beschreibt, die von Interessenten zum Kunden geworden sind. Auch sinkt der Aufwand der einzelnen Vermietungen, vor allem je abgelegener sich das Vermietungsobjekt befindet. Nicht nur für den Vermieter, der nicht mehr zu jedem Einzeltermin in die Wohnung fahren muss, sondern auch für den potentiellen Mieter, der sich mit einem virtuellen Vorab-Einblick in das Inserat ein viel genaueres Bild zu der Wohnung machen kann und daher eine eindeutigere Interessensbekundung an die Annonce gibt. Und noch ein weiterer Vorteil für die Vermieter: einige der Anbieter bieten neben der Möglichkeit, im Rundgang bereits Abmessungen für die eigenen Möbel durchzuführen an, eine noch bewohnte Wohnung zu besichtigen, in der die abfotografierten Raummaße mit neuen, virtuellen Möbeln bestückt oder aufgehübscht werden. So kann der Leerstand von Wohnungen in Übergangsphasen überwunden werden.
Auch wenn das noch ein Zukunftsthema ist: Für die Mehrheit der Wohneigentumsverwalter bietet es sich auch außerhalb von Zeiten, in denen durch das Infektionsschutzgesetz die Versammlungsfreiheit eingeschränkt ist, an, ein Verfahren für eine Online-Teilnahme an einer Mitgliederversammlung bereitstellen zu können. Denn das ist nicht nur in Krisenzeiten praktisch, sondern spart Zeit- und Reisekosten, ist für den Veranstalter günstiger, schont die Umwelt und kann auch einen positiven Effekt auf die Teilnehmerzahl haben. Doch auch im unverhofften Falle, dass die Virus-Krise länger dauert, nochmal eine zweite Welle ausbricht oder eine andere Gefahrenlage auftaucht, müssen Vorkehrungen getroffen werden, die sicherstellen, dass Mitglieder sich zu einer Versammlung treffen können und Vereine beschlussfähig bleiben. Um jedoch eine für sowohl den Veranstalter als auch für den Miteigentümer und Mieter bedarfsgerechte Versammlung, entweder online unterstützt oder auch komplett online durchzuführen, müssen zuvor einige Fragen beantwortet werden. Beispielsweise, welche technische Ausstattung der Mitglieder kann man voraussetzen und welche hat man selbst zur Verfügung. Gute Praxis sollte sein, den Mitgliedern möglichst wenig technischen Aufwand aufzulasten und bereits in Einladungen präzise auf die Voraussetzungen und den Ablauf hinzuweisen.
Und auch hier heißt es nicht, dass das Eine das Andere ersetzen muss, auch hier muss es kein ‚entweder-analog-oder-digital‘ sein. Der Gesetzgeber hat im Zuge der Corona-Krise Erweiterungen geschaffen, um Vereinsversammlungen aller Art auch ohne physische Präsenz durchführen zu können. Daher ist inzwischen vieles möglich, um auch zum Beispiel eine Ad-Hoc notwendig gewordene Versammlung kurzfristig und ohne Vor-Ort-Präsenz beschlussfähig zu machen. Dazu bedarf es im Zweifel nicht mehr als eine Telefonkonferenz die die Versammlung überträgt und die mit verschiedenen Anbietern zudem moderiert und passwortgeschützt erfolgen kann. Auch ist eine Beschlussfähigkeit ganz niedrigschwellig mit jeder gängigen Videokonferenz-Software möglich, in der mit eindeutig zugewiesenen Teilnehmernamen Beschlüsse sogar anonymisiert über die Chat-Funktion oder per Handzeichen aus dem Videoanruf erfolgen können. Dies ist jedoch zumeist nur für kleinere Unternehmen realistisch durchführbar. Für große Unternehmen und größere Mitgliederversammlungen lassen sich Anbieter verwenden, die beispielsweise Tagungen und Konferenzen in die digitale Welt übertragen. Durch die neue Gesetzeslage sind die Möglichkeiten vielzählig geworden, sodass Wohnungsunternehmen nicht nur im Notfall auf Alternativen zurückgreifen können
Fazit
Entscheidend für die Wohnungswirtschaft ist, die neuen Möglichkeiten der Digitalisierung auch nach der Krise weiter zu nutzen und nutzbar zu machen, sie sogar auszubauen und fest zu integrieren. Die digitalen Möglichkeiten haben dabei bereits ihre Krisenfestigkeit bewiesen, denn sie sind inmitten einer Krise kurzfristig notwendig geworden und konnten sich häufig bewähren und sogar auszeichnen. Jetzt sind die Unternehmen am Zuge, Prozesse stabil für kommende Ernstfälle zu machen und auch die Mitarbeiter zu schulen. Davon profitieren Unternehmen und Mitarbeiter dann nicht mehr nur im Ernstfall.
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