Virtuelle Mitgliederversammlungen
Digitalisieren statt canceln


Piratex
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Veranstaltungen, wie Mitgliederversammlungen und Verbandstreffen sind seit jeher ein Ort für lebhafte Diskussionen, intensiven Austausch und die Erweiterung des persönlichen Netzwerkes der Teilnehmer.
Jedoch konfrontiert der neuartige Coronavirus SARS-CoV-2 seit März 2020 – erst schleichend und schlussendlich mit voller Wucht- alle, die beruflich oder privat auf direkten Austausch mit einer größeren Personenzahl angewiesen sind, mit ebenso neuartigen organisatorischen und finanziellen Schwierigkeiten. Damit einhergehend, traten innerhalb kürzester Zeit eine Vielzahl an neuen Infektionsschutzgesetzen sowie das Verbot für Präsenzveranstaltungen jeglicher Form in Kraft.
In den ersten Monaten der Krise konnte man beobachten, dass die meisten Veranstalter davon ausgingen, es werde sich um einen kurzen Zeitraum handeln, den es zu überbrücken gilt. Konferenzen, Messen und Branchenveranstaltungen wurden somit kurzerhand in die zweite Jahreshälfte verschoben. Kaum jemand hatte in der Anfangszeit dieser nie dagewesenen Situation damit gerechnet, dass die Durchführung von Präsenzveranstaltungen, die für viele von uns selbstverständlicher Teil des Alltags waren, auf unvorhersehbar lange Zeit unmöglich sein würde.
Auch wenn es mittlerweile – zwar nur unter strengen Auflagen und in kleinem Rahmen- wieder möglich ist, Veranstaltungen durchzuführen, bleiben doch eine Vielzahl an Risiken und Unwägbarkeiten bestehen: werden die Gesetze wieder/weiter verschärft? Ist eine Reisefreiheit gewährleistet? Wird das individuelle Hygienekonzept bewilligt werden? – um nur einige dieser zu benennen.

Virtuelle Formate

Wie also mit geplanten Veranstaltungen in den nächsten sechs Monaten umgehen?
Die Devise lautet aktiv zu werden und neue Lösungen finden, anstatt untätig abzuwarten! Keine Veranstaltung muss ausfallen oder weiter aufgeschoben werden.
In den vergangenen Monaten ist ein Markt, welcher schon lange Zeit ohne Beachtung der breiten Masse existierte, enorm in den Fokus gerückt: Virtuelle Event-Formate.
Denn neben den Vorteilen eines virtuellen Veranstaltungsformats (es spart Zeit- und Reisekosten, schont die Umwelt, verringert die Hürden einer Teilnahme etc.) bieten diese Formate inzwischen eine sehr sichere und stabile Möglichkeit für Austauschplattformen – auch für Mitgliederversammlungen und Verbandstreffen.
Durch die Kombination einer geeigneten Event-Plattform, der passenden Video-Call-Software und dem richtigen technischen Equipment, sind virtuelle Veranstaltungsformate auch für digital unerfahrene Veranstalter inzwischen zu einer geeigneten Alternative herangereift.

Mit dem Einsatz einer externen Event-Plattform können insbesondere Veranstaltungen mit vertraulichen Inhalten ermöglicht und für jede digitale Kenntnisstufe zugänglich gemacht werden.
Durch personenbezogene und individualisierte Log-In-Daten der Teilnehmer kann beispielsweise eine rechtssichere Beschlussfähigkeit sowohl in einer personalisierten als auch anonymisierten Abstimmung gewährleistet werden.
Digitale Wahlen, Beschlüsse und Umfragen sind inzwischen in der Praxis erprobt und juristisch evaluiert. Sie können auf der Plattform ganz unkompliziert durch Abstimmungs- und Umfrage-Funktionen integriert und für den Organisator live während der Veranstaltung und/oder im Nachgang ausgewertet und nachgehalten werden.
Des Weiteren bieten die gängigen Event-Plattformen die Möglichkeit des Vernetzens der Teilnehmer per persönlicher Chat- oder Video Call-Funktion, der Echtzeitübertragung von Vorträgen in der Plattform und der Interaktion mit und von den Teilnehmer zu jeder Zeit.

Der Aufwand einer Übertragung von Mitgliederversammlungen in die digitale Welt ist – insbesondere mit Unterstützung eines erfahrenen Dienstleisters – kostengünstiger und unkomplizierter, als es vermuten lässt.

Zu Beginn der Planung der technischen Umsetzungen von Veranstaltungen ist es notwendig, dass sich Veranstalter und Teilnehmer überlegen, wie man die digitale Variante in den organisatorischen Ablauf integrieren möchte und welche Ziele man anstrebt. Auf dieser Basis wählt man dann die richtige Plattform.
Grundsätzlich gilt es, bei den digitalen Möglichkeiten, die Erfahrungen der Teilnehmer im Blick zu behalten. Bei der Wahl der richtigen Plattform ist es wichtig, den niedrigschwelligen und barrierefreien Zugriff und Log-In zu gewährleisten, sodass sich auch eine nicht technikaffine Zielgruppe einfach und schnell zurechtfindet.
Ein ebenso bedeutendes Thema ist der Datenschutz, der eine sichere Durchführung ermöglicht.

Bei allen externen Anbieter sind Themen wie DSGVO-Konformität ein wichtiger Faktor, da gerade die Sicherheit der Daten und die Konformität mit der aktuellen Gesetzesgrundlage zu jeder Zeit gewährleistet sein muss.
Diese Sicherheit bieten mittlerweile einige Plattformbetreiber, insbesondere diejenigen, die ihre Daten auf Serverstandorte in Deutschland speichern und diese durch geprüfte Auftragsdatenverarbeitungsverträge absichern.

Die wichtigsten Erkenntnisse

Keine Präsenzveranstaltung muss somit ausfallen oder verschoben werden. In den letzten Monaten haben sich unterschiedlichste digitale Formate etabliert, welche sowohl technisch stabil integriert werden können, als auch den juristischen Anforderungen genügen.
Entscheidend ist, die richtigen Schwerpunkte zu setzen und als Veranstalter eines virtuellen Formats die richtige Mischung aus Event-Plattform, Software und technischen Equipment zu wählen.
Neben diesen Voraussetzungen ist die klare, offene Kommunikation mit den Teilnehmern der Schlüssel zum Erfolg jeder virtuellen Veranstaltung. Denn: der virtuelle Raum kann einsam sein; die zwischenmenschlichen Erfahrungen und die physischen Reize fehlen. Jedoch können die Teilnehmer unter Zuhilfenahme detaillierter Briefings und Informationen digital “an die Hand genommen werden“.

Felix Josephi PiratexÜber PIRATEx:
Die PIRATEx GmbH ist als eigenständiger Veranstalter von internationalen Konferenzen und Events im digitalen und innovativen Startup-Umfeld sowie als ganzheitliche Eventagentur für virtuelle und physische Event-Produktionen von Konferenzen, Messen und Workshops aktiv. Wir versammeln jährlich mehr als 15.000 Teilnehmer auf unseren eigenen Events und haben bereits erfolgreich virtuelle und physische Veranstaltungen für unsere langjährigen Kunden wie Henkel, Deutsche Bank, Nürnberg Messe und das Wirtschaftsministerium Nordrhein-Westfalen durchgeführt. Zusätzlich haben wir einen inzwischen aus über 70 Seiten bestehenden Leitfaden zur Durchführung von virtuellen Events veröffentlicht.

Autor: Felix Josephi, Geschäftsführer, PIRATEx GmbH

Hanne, BenjaminIhr Ansprechpartner
Benjamin Hanne


Referent für Digitalisierung
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