Der erste Schritt hin zu einer digitalen Immobilienverwaltung und Portfoliomanagement ist bei den meisten Wohnungsunternehmen mit der Umstellung von Gess auf die ERP-Software von Aareon oder Haufe erfolgt. Damit ist der Startschuss der Digitalisierung im „Herzen“ des Wohnungsunternehmens zwar bereits erfolgt, doch endet sie dort nicht.
Wie geht es nun weiter? Wie werden die neuen digitalen Möglichkeiten mit einem zentralen ERP-Programm verbunden? Muss der weitere Weg der Digitalisierung eines Immobilien- und Portfoliomanagements mit einem ERP-Anbieter fortgeführt werden? Oder gibt es auch andere Möglichkeiten?
Oftmals ist das eigene Potential für die Digitalisierung des Unternehmens, sprich, die Ergänzung von digitalen Angeboten wie eine Mieter-App, ein digitales Schwarzes Brett, der Anbindung an das Smart-Home, oder aber auch einem digitalen Mietvertrag und digitalem Facility Management, gebunden an den Vorgaben, die das hausinterne ERP-Programm macht. Wird eine Mieter-App angeboten, kann man diese nutzen, aber muss man es auch?
PropTechs als Königsweg zum digitalen Portfoliomanagement?
Doch viele junge Unternehmen auf dem sogenannten PropTech-Markt zeigen einen anderen, offeneren Weg zu neuen technischen Möglichkeiten auf. Diese PropTechs sind analog zu FinTechs zu verstehen, die bereits das Finanzwesen mit neuen Technologien auf den Pfad in die Digitalisierung brachten. Der Begriff FinTechs setzt sich dabei zusammen aus den beiden Wörtern Financial und Technology, bei PropTechs geht es für den Immobilienbereich also um Property und Technology. Was dabei genau als Technologie zu verstehen ist, unterscheidet sich je nach angewandter Definition. Gemeinsam haben alle PropTechs und FinTechs, dass sie ihrer jeweiligen Branche neue softwarebasierte Geschäftsmodelle anbieten oder ermöglichen, die zumindest aus der Online-Welt heraus entstanden sind.
Einige dieser PropTechs, besonders um den Bereich des Immobilien- und Mietermanagements bedienen schon lange kein Nischenangebot mehr, sondern sind als digitale Vollanbieter zu verstehen, die ganzheitliche Lösungen der Digitalisierung anbieten. REOS, AllThings oder Casavi sind nur einige Anbieter, die alle wichtigen digitalen Trends in der Immobilienverwaltung, von der Mieter-App, über das digitale Dokumentenmanagement und der Schadensmeldung bis hin zur Echtzeit-Smart-Home-Lösung anbieten. Alles kommt dabei aus einer Hand, und zumeist auch in einer sogenannten White-Label-Lösung, in der das Wohnungsunternehmen sein eigenes Unternehmenslogo und die Farben hinzufügen kann und die Softwareanbieter lediglich die dahinterliegende Technologie bereitstellen. Das Unternehmen REOS, dass sich als Betriebssystem für das Immobilienmanagement versteht (REOS: Real Estate Operating System), setzt beispielsweise auf Modularität, um so je nach Kunde und Immobilienunternehmen in der Lage zu sein, eine maßgeschneiderte digitale Lösung anzubieten, egal ob es um Micro-Living-Konzepte, Mehrfamilienhäuser, Mietwohnungen oder Quartiersentwicklung geht. Kjell Ole Beckmann, Managing Director der REOS GmbH, erklärt dazu: „Anstatt Digitalisierung einem Partner einfach überzustülpen, sehen wir das größte Potenzial in maßgeschneiderten Lösungen. Als PropTech sind wir maximal agil und können die Erfahrungen aus unserer eigenen Projektentwicklung direkt bei der Umsetzung der Digitalstrategien unserer Kunden einfließen lassen.“
Nicht mehr ‚Entweder-oder‘
Und so können REOS & Co. nahezu die ganze Bandbreite der Digitalisierung des Immobilienmanagements abbilden und bereitstellen. Der Kunde ist nicht mehr nur auf digitale Einzellösung seines ERP-Anbieters angewiesen und vermeidet mit einem digitalen Vollanbieter Insellösungen, da man nicht für jede Lösung einen anderen Anbieter benötigt. Denn diese könnten neben Medienbrüchen bei internen Prozessen eventuell sogar Kompatibilitätsprobleme untereinander haben. Zwar bieten digitale Lösungen des eigenen ERP-Anbieters, wie eine Mieter-App, den Vorteil, dass diese nahtlos in das ERP eingegliedert ist und so Medienbrüche oder Übertragungsfehler vermieden werden können. Doch sind diese Angebote häufig in der Konzeptionierung für Wohnungsunternehmen aller Größenordnungen ausgelegt. Zudem sind sie möglicherweise beim Funktionsumfang auf die maximale Anbindbarkeit an das eigene System ausgelegt, jedoch nicht auf die maximale Ausschöpfung der digitalen Potentiale.
Um jedoch bei der Digitalisierung mehr Flexibilität zu erreichen kann es sich lohnen, mit digitalen Unternehmen zu arbeiten, die sich getrost auch Digital Natives nennen können und ihre Wurzeln in der digitalen Welt haben. Darüber hinaus zementiert sich so weiterhin die Bindung an den jeweiligen ERP-Anbieter und dessen digitalen Service, die zumeist nicht aus der digitalen Welt kommen, sondern aus der traditionelleren Immobilienwelt und häufig proprietär arbeiten. Und so kann ein gesunder Software-Anbieter-Mix hierbei die Vorteile von beidem verbinden. Denn während die traditionellen ERP-Anbieter für die zentralsten Aufgaben einer Immobilienverwaltung weiterhin die allergrößte Erfahrung und auch die notwendige Verlässlichkeit bieten, können PropTechs im Bereich des Digitalen ihre Expertise voll ausspielen. Sie sind kompatibel zu modernsten und auch papierlosen Arbeitsmethoden, entsprechen den zunehmenden digitalen Anforderungen der Mieter, sind ausgelegt darauf, kompatibel zu den fortschrittlichsten Smart-Home- und Klima-Lösungen zu sein, basieren auf schnittstellenfreudlichen Ansätzen und sind individuell auf das Wohnungsunternehmen zuschneidbar. So gewähren sie eine größtmögliche Flexibilität und somit einen planungssicheren Weg in die Digitalisierung.
Digital muss auch von innen vorgelebt werden
Als Ergänzung zum bereits Bestehenden wird die Digitalisierung des Immobilienmanagements zudem so von einem Großbaustellenprojekt zu einer Schritt-für-Schritt-Lösung, die eine Umgewöhnung aller Beteiligten, von Mietern, zu Mitarbeitern, Dienstleistern und Geschäftspartnern bis hin zu Vorständen und Führungskräften ermöglicht. Denn mit neuen Programmen beginnt die Veränderung in die Digitalisierung auch als eine Umgewöhnung an neue Programme und Prozesse zudem auch in der sinnvollen Reihenfolge – nämlich von innen nach außen.
Auch die Kommunikation mit Dienstleistern kann dann auf Augenhöhe erfolgen. Wenn der eigene Dienstleister wie die Hausverwaltung bereits digital aufgestellt ist und entsprechende Kommunikationswege anbietet, sollte ein Immobilienunternehmen diese auch beherrschen können. Und dass es dabei jedoch mit der Wahl der richtigen Software nicht einfach erledigt ist, betont Lisa Runge von dem jungen Software-Unternehmen Homevoice GmbH. Wer bereits einen Wechsel einer Hausverwaltungssoftware mitgemacht hat, weiß wovon sie spricht. Lisa berät und unterstützt auch andere Hausverwaltungen auf deren Weg in die Digitalisierung und erklärt aus eigener Erfahrung, dass zum Erfolg einer Digitalisierung auch für die internen Prozesse ein entsprechendes Mindset etabliert und vorgelebt werden muss, denn sie weiß: „Mitarbeiter, die gerne unnötige Aufgaben erledigen, werden die Digitalisierung nicht mögen“.
So werden neben den neuen digitalen Möglichkeiten auch neue, moderne und häufig auch effizientere Prozesse etabliert, mit der das Wohnungsunternehmen nun an die nächsten Schritte auf dem Weg zum volldigitalen Unternehmen und Dienstleister gehen kann.
Ihr Ansprechpartner