Datenschutz
Hausverwaltung für Dritte keine Auftragsdatenverarbeitung

Sind WEG-, Miet- oder Sondereigentumsverwalter selbst Verantwortliche im Sinn der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) oder „nur“ Auftragsverarbeiter für die Eigentümer?

Diese Frage stellt sich derzeit vielen unserer Mitgliedsunternehmen. Zum Teil werden ihnen Auftragsverarbeitungsverträge von den Eigentümern mit der Bitte um Unterzeichnung zugesandt. Nach einer – nachvollziehbaren – gutachterlichen Stellungnahme einer Berliner Anwaltskanzlei im Auftrag des Dachverbandes Deutscher Immobilienverwalter sind WEG-, Miet- und Sondereigentumsverwalter Verantwortliche im Sinne der DSGVO und keine Auftragsverarbeiter für die Eigentümer.

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist, wer allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet. Er hat die Freiheit, über das „Wie“ und das „Warum” der Erhebung und Verarbeitung zu bestimmen. Ein Auftragsverarbeiter hingegen nimmt die Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung von personenbezogenen Daten gemäß den Weisungen des Auftraggebers auf Grundlage eines Vertrages vor. Bei der Auftragsdatenverarbeitung darf es sich nur um eine datenverarbeitende Hilfsfunktion handeln. Das bedeutet, dass keine Leistungen erbracht werden, die über die bloße Datenverarbeitung hinausgehen.

Der WEG-Verwalter hat eine Reihe gesetzlicher Aufgaben zu erfüllen, woraus eine eigene Verantwortlichkeit zur Verarbeitung der insoweit erforderlichen Daten resultiert. Laut Bayerischem Landesamt für Datenaufsicht kann bereits deswegen der WEG-Verwalter kein weisungsgebundener Auftragsverarbeiter sein.

Für Miet- und Sondereigentumsverwalter sowie Fremdverwaltung existieren zwar keine gesetzlich geregelten Aufgaben, allerdings ist der wesentliche Inhalt und Zweck in der Regel die selbstständige Bewirtschaftung einer Immobilie in kaufmännischer und technischer Hinsicht. Die Aufgaben und Befugnisse, die einem Verwalter im Rahmen eines Mietverwaltungsvertrages auferlegt werden, haben in wesentlichen Punkten Inhalte, die denen eines WEG-Verwalters ähneln. Somit gehen die Leistungen über die bloße Datenverarbeitung hinaus und begründen bereits eine Stellung als Verantwortlicher und nicht als Auftragsverarbeiter.

Eine WEG-Verwaltung, Hausverwaltung beziehungsweise Fremdverwaltung ist daher Verantwortlicher im Sinne der DSGVO. Das Unternehmen muss daher für diesen Bereich ein Verarbeitungsverzeichnis erstellen, die Hinweispflichten übernehmen etc. Die Verwaltung ist berechtigt, dem Eigentümer die erforderlichen Daten zu liefern.

Foto: © Udo Koranzki

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Ausgabe 4/2023

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